Negociação com organizador

Agora que você já definiu um ou alguns eventos que cumprem os requisitos de seleção, é hora de aprofundar a pesquisa e, em caso positivo, iniciar a negociação com o organizador. Em geral qualquer evento lançado hoje tem uma página de informações na Internet.

Os principais aspectos a serem pesquisados são:  

a) Esta é a primeira edição da feira ou este evento já vem sendo realizado há alguns anos?

b) Qual foi o público participante (número e perfil) em edições anteriores?

c) Quem foram os expositores em edições anteriores e quais expositores tem confirmada sua participação nesta edição?

d) Qual foi o volume de negócios da última edição e qual a projeção para  a próxima?

e) Contatar um ou mais participantes da feira para ter a opinião de quem já participou do evento.

f) Qual o plano de divulgação da feira? Local, regional, nacional, internacional? Que recursos de mídia serão utilizados? TV, Jornal, Rádio?

g) Existem outros eventos que "concorrem" com esta feira no mesmo período? 

Caso estas indagações tenham gerado uma avaliação positiva, pode-se pensar em iniciar negociações com o organizador da feira. A negociação concentra-se nos seguintes aspectos: 

a) Localização no ambiente da feira: ademais de estar no pavilhão adequado ao seu segmento, você deve verificar a localização na planta considerando aspectos tais como visibilidade do "stand", fluxo de circulação, empresas que estarão na "vizinhança". Toda feira, por mais padronizada e  organizada que seja, tem localizações melhores e piores que muitas vezes tem inclusive preços diferenciados. Algumas áreas são verdadeiros "micos" e podem frustrar a participação da empresa. Portanto, você deverá estudar com carinho esta questão.

b) Custos diretos e indiretos: geralmente o custo apresentado pelo organizador refere-se a área sem montagem. A este custo você deverá agregar o custo de montagem do "stand" que depende do projeto idealizado. Montagens especiais são mais caras porém criam um diferencial com relação aos demais participantes da feira. Deve-se agregar também os custos referentes a serviços (bar, limpeza, segurança, depósito para produtos, etc...), equipamentos e mobília, que em geral são cobrados à parte, entre outros custos indiretos. Por isso o custo da área não pode ser tomado como custo total e muitas vezes estes custos indiretos não são explicitados pelo organizador. É importante que você  esteja consciente destes custos e esclareça ítem a ítem antes de assinar o contrato.

c) Preços e prazos: em geral o prazo de comercialização de uma feira é elástico e inicia-se durante a realização da feira já para a próxima edição, em geral, no ano seguinte. Bons descontos são conseguidos antecipando-se reservas. Ademais, as opções de boa localização são mais numerosas.  A definição de participação na última hora, embora façam parte da cultura do brasileiro, em geral comprometem o processo de preparação para a feira.