Nunca é tarde demais para gerenciar tempo

Cargos de liderança deveriam vir com um aviso: “esteja atento a tarefas sem sentido travestidas de alguma importância”. Como caso em questão, conheça o Sam. Olhando para ele, você não acreditaria que ele está sendo gerenciado por seu emprego. Ele é brilhante, agressivo e orientado por resultados com uma boa lista de sucessos. Como recompensa por suas conquistas, a ele foi dado recentemente uma função cerca de dez vezes maior em escala do que a que vinha exercendo. Ele chega ao escritório às sete horas da manhã e sai às oito horas da noite. Sua mesa é uma bagunça, seus e-mails não são respondidos a tempo e seu calendário está lotado. Sua esposa e filhos sentem sua falta e seu chefe quer uma estratégia.

Sam é um cara ocupado. Infelizmente, ele está tão ocupado fazendo as coisas erradas que não pode pensar nas coisas certas. Muitos de vocês estão na mesma situação que Sam – trabalhando muitas horas e sem tempo para parar e encontrar uma forma melhor de realizar as tarefas. Psicólogos dizem que algumas pessoas abusam de forma crônica do tempo porque têm necessidades profundas de controle ou aprovação ou medo de serem avaliados. Para outros, o motivo por traz da confusão entre o bom gerenciamento de tempo está amarrado a certa insegurança e necessidade de agir de acordo com o julgamento alheio.

Enquanto todos temos nossas neuroses pessoais, minha experiência mostra que a maioria das pessoas não gerenciam de forma ativa seus trabalhos porque foram engolidos pela ilusão de estarem muito ocupados. Uma ilusão gerada pela quantidade de e-mails, reuniões, relatórios, apresentações, orçamentos e chamadas telefônicas que constituem o modo de vida corporativo.

Para ganhar controle sob seu trabalho e vida (inclusive pessoal), você deve ganhar controle do seu calendário. Deve eliminar distrações sem sentido e focar seus esforços onde realmente importa. Geralmente, isso significa criação de estratégia, influência informal, delegação efetiva e monitoração.

Assim como obter o controle de suas finanças, gerenciar seu tempo requer compreensão de para onde você está indo, sublinhar suas prioridades, definir um orçamento de tempo e um plano, mudança de comportamento e monitoração dos resultados.

Para onde vai seu tempo? Analise seu calendário pelas últimas quatro a oito semanas e descubra onde gasta seu tempo. Sam, por enquanto, estava gastando dez horas por semana no gerenciamento de dois grandes projetos, dez horas discutindo projetos menores, e outras dez horas respondendo e-mails e visitas que aparecem em sua porta.

Conheça a si mesmo. Identifique como você quer alocar seu tempo respondendo às perguntas: Quando e quanto eu quero trabalhar, o que pretendo alcançar em meu emprego, quais atividades são essenciais para meu sucesso e quais atividades eu desprezo? Isso pode soar como ordinário, mas responder isso requer uma boa compreensão de sua função; a existência de um plano de longo prazo para dirigir seus objetivos táticos e consciência do que você deve continuar fazendo e o que deveria delegar. Se você é novo em seu emprego ou não tem um pleno de longo prazo, aloque tempo em sua escala para promover esse tipo de raciocínio. As metas de Sam incluem:

- Deixe o escritório às 18hs30
- Faça exercícios três vezes por semana
- Reúna-se com pares a cada duas semanas
- Circule diariamente
- Café e almoço com clientes sêniores e executivos três vezes por semana
- Devote um dia da semana para o planejamento de longo prazo
- Devote nada mais que um dia por mês para desenvolver e analisar métricas operacionais e financeiras

Faça a matemática. Defina um orçamento de tempo traduzindo suas metas em horas diárias e semanais. Compare seu orçamento à análise de seu calendário para determinar a distância entre ambos e que precisa ser diminuída. Por exemplo, Sam precisa reduzir seu volume de trabalho semanal em sete horas e  meia, enquanto encontra quatro horas adicionais para se reunir com pares e oito horas para planejamento.

Faça acontecer. Desenhe um pano para diminuir a distância entre a atual e a futura organização do tempo. Sam pretende resolver a questão das vinte horas de distância por meio de:

- Redução de seu envolvimento nas iniciativas maiores, delegando apropriadamente funções
- Consolidação das discussões de projetos menores nas reuniões individuais semanais com relatórios
- Redução das visitas inesperadas por meio de almoços – assegurando que estará disponível, mas em sua escala de horário e não na dos demais
- Delegando a maioria de seus e-mails para sua assistente e trabalhando com sua equipe para modificar o atual modelo de utilização de e-mails

Inicie um grupo de suporte. Implemente e monitore as mudanças do calendário envolvendo mais pessoas no seu plano. Seu assistente e reportados diretos são participantes essenciais porque seu plano requere que eles tomem tarefas que você não pode mais suportar. Garante que eles entendam suas responsabilidades, suas expectativas e a “forma correta” de gerenciar você. Reúna-se com seu/sua assistente semanalmente para revisar como você vai indo em relação ao seu calendário modelo e modifique o que for necessário para manter-se no plano.

Muitas pessoas têm dificuldades em gerenciar por meio desse processo sozinhas, então encontram conselheiros confiáveis que ajudam na compreensão das implicações da análise da agenda. Sam e outros que passaram por esse processo entendem que o resultado vale o esforço. A atenção a agenda e a criação de metas, regras e disciplina, fez com que tenham diminuído a correria, aprendessem novas habilidades e criaram o próprio ritmo para governar os dias.

Fonte: Susan Cramm <http://cio.uol.com.br> 03/09/2008